Hur kan stödet till chefer och medarbetare anpassas i övergången till det nya normala? Det var en fråga som jag utforskade nyligen med ett gäng kloka HR-konsulter på en av Umeås största arbetsplatser.
Pandemins konsekvenser har nog ingen undkommit. Det vi snabbt kunde konstatera var att effekten på människor och arbetsmiljöer däremot ser olika ut.
På många arbetsplatser har arbetstagarnas frihetsgrad och självständighet ökat på så vis att arbetet på grund av restriktioner utförts hemifrån.
Likaså att många chefers fysiska närvaro i verksamheter begränsats och att medarbetarna istället fått leda sig själva i större omfattning.
Vissa arbetstagare har tvingats ”kavla upp ärmarna”. Ökad sjukfrånvaro, högre arbetsbelastning, nya rutiner och upplevelser av otillräcklighet har frestat på.
Andra medarbetare beskriver tvärtom en lugnare tillvaro. Minskade ledtider mellan möten och känslan av ostörd arbetstid, effektivitet och bättre balans mellan arbete och privatliv framkommer.
Samtidigt hittar vi också de som inte lyckas finna en lika lugn miljö från lap-top:en på köksbordet. När en stökig diskbänk skriker efter uppmärksamhet och barnen kommer hem från skolan med kompisar som stökar.
Vi har också exempel på medarbetare som lever ensamma och där hemifrån-arbetet blivit mer som en oönskad isolercell. Tidigare arbetsgemenskap och afterworks har fyllt en livsviktig funktion i ett annars socialt torftigt liv.
Å andra sidan finner vi medarbetare som pustat ut när de inte behövt umgås så nära kollegor som man vanligtvis inte trivts med.
I somliga arbetsgrupper har man lyckats ”kroka arm”. Tillsammans har utmaningarna hanterats på ett sätt som kommit att stärka gruppmedlemmarna.
I andra grupper har det istället växt fram informella ledare och frustrationer som inte fanns då invanda rutiner eller chefen oftare var på plats.
Och nu ska vi mötas igen, på gammalt vis, eller!
Så, vad avslöjar spaningarna om de utmaningar och möjliga lösningar som väntar när vi tillsammans ska skapa det ”nya normala”?
Det nya normala ger olika lösningar – var lyhörd
Olika verkligheter ger olika möjligheter och det ”nya normala” kommer därför att se olika ut på olika arbetsplatser.
Var lyhörd! Utgå inte från att alla känner sig glada över att få ses igen på arbetsplatsen, med sin chef eller med kollegor fysiskt nära. Öppna upp för att upplevelserna skiljer sig åt och att alla i någon mån har förändrats under pandemins förlopp.
Lyssna in och avsätt tid för att återskapa och bygga upp arbetsrelationer, teamkänsla och förväntningar på hur det ska fungera på arbetsplatsen.
Var lyhörd för att behoven skiljer sig åt. Vissa chefer och medarbetare har exempelvis fått slita hårt i utsatta verksamheter. De kan behöva uppmuntran och konkret stöd till nödvändig återhämtning.
Andra, som funnit bättre balans i livet som följd av att arbeta hemifrån, får vid en återgång till arbetsplatsförlagd arbetstid hitta tillbaka till rutiner som kan innebär ökad belastning totalt sett.
Behåll eller återskapa det som fungerat
Involvera personalen i att identifiera och återskapa det som fungerat både före och under pandemin. I varje kris ryms möjligheter. Ta vara på de positiva erfarenheterna av att arbeta under restriktioner.
Vad går att behålla eller återskapa i det ”nya normala”? Vad är vi glada att lämna bakom oss? Hur lyckades arbetsplatsen bemästra krisen från första början och vad kan medarbetarna känna sig stolta över?
Du kanske har upptäckt att hemmet gett en lugnare arbetsvrå. Du har arbetat mer ostört, med mindre buller och kunnat utöva en större kontroll. Det kanske går att fortsätta arbeta hemifrån, men i mindre skala? Likaså att se över rutinerna på arbetet och framför allt den egna gränssättningen.
Kanske det är okej att stänga kontorsdörren, slå av mobilen vissa stunder eller oftare säga, ”jag har inte tid att prata just nu, skicka ett meddelande så återkommer jag”?
Realistisk planering med fördelar
Många vittnar om att videomöten ger minimalt med ställtid vilket möjliggör fler möten och mindre stress av att transportera sig.
Som regel är det inte ställtiden i sig som stressar vid fysiska möten. Problemet är att vi vanligtvis gör en glädjekalkyl och inte avsätter tillräcklig tid för att bearbeta och förflytta oss mellan möten.
Om det nya normala innebär en återgång till fysiska möten så kan lösningen därför vara att mer disciplinerat boka in tillräcklig ställtid, både före och efter mötet.
Sök nyttan i att det är hälsosamt att få bryta av stillasittande arbetstid med att ta några hälsosamma steg till nästa mötesplats. Det kan också ge fler tillfällen att reflektera och djupandas.
Variation i kommunikation
Ytterligare en erfarenhet är att videomöten upplevts mer stringenta och det har varit svårare att obemärkt avbryta varandra och ”stjäla” ordet. Möten har blivit mer ”civiliserade” på vissa håll med svarta skärmar och stängda mikrofoner.
Å andra sidan har du kanske saknat engagemanget som kan uppstå när vi går igång i en diskussion, nyfiket höjer på ögonbrynen, pratar i munnen på varandra och delar angelägenheten i en specifik fråga.
I det nya normala kan vi sträva efter att behålla respekten för mötesagendan och andras taltid. Samtidigt kan vi uppmuntra kraften som växer ur mer spontana och fritt flytande samtal genom att tydligt kommunicera våra förväntningar beroende på vilken typ av samtal som agendan medger.
Vissa möten kan vi med fördel fortsätta ha på videolänk, medan andra möten bär större frukt IRL.
Lägg tid på förändringsprocessen
Det nya normala innebär mer eller mindre stora förändringar.
En trolig framgångsfaktor är att uppmuntra delaktighet och ett aktivt utvecklingsarbete i de anpassningar som görs, både i arbetsgruppen och hos sig själv, inte minst om du har rollen som chef. Här blir även förmågan till självledarskap betydelsefull.
Under pandemin har vi fått lära oss att umgås med varandra på nya sätt. Kommunikation och att ta ansvar för och konstruktivt klargöra behoven i en verksamhet har nog aldrig varit mer angeläget, oavsett hur fysiskt nära vi sitter.
Sätt ord på det som är viktigt på arbetsplatsen – med andra ord!
Pernilla Forsberg Tiger
Leg Psykolog specialiserad inom lösningsfokus i organisationer
